时间：2019-10-26 点击：488次
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製品の出荷やサービスの提供が完了したあとは、顧客に対して請
求を行います。Ariba Network アカウントを使用して、正確な内
容の請求書を簡単に作成して送信することができます。
請求書は、顧客に支払いを依頼するために送信する、正式なドキ
ュメントです。
顧客が請求書を受け付けていない場合は、アカウントを使用して
請求書を作成することはできません。
P カードまたはクレジットカードでのオーダーに対する請求書を
送信する場合、その請求書には、支払済みであることを示すため、
「参照用です」というラベルが自動的に付けられます。
請求書を作成する作業は、顧客があらかじめ設定した取引ルール
によって制御されます。
このルールを確認するには、
[顧客取引関係] ページを表示し、
対象の顧客の名前をクリックします。
ルールの内容は非常に細かいレベルで定義されています。
例えば顧客はサプライヤに対して、過去にさかのぼった請求書を
許可することや、
税情報の明細レベルでの入力を必須とすることなどができます。
ルールの設定内容は顧客によって異なるため、ある顧客に初めて
請求書を送信する場合、その前にその顧客のルールを確認するこ
とが重要となります。
作成可能な請求書の種類は、受け取った注文書の種類に応じたも
のとなります。
注文書あり請求書は、通常の注文書に対して請求を行うものです。
この種類の請求書を送信するプロセスは、「PO-Flip」ともいわれ
ます。
注文書なし請求書は、Ariba Network 経由で送信されなかった注
文書に対して請求を行う、あるいは注文書がまったく存在しない
場合に請求を行うものです。この種類の請求書を送信する場合は、
対象の製品やサービスの説明を入力します。
契約請求書は、契約に対して請求を行うものです。この種類の請
求書には、契約に記載された品目リストから直接、製品やサービ
スを追加します。
顧客によっては、この 3 つの請求書の種類のうち一部しか受け付
けていないこともあります。
送信トレイには、提出した請求書と各状況が一覧表示されます。
請求書を表示するには、番号をクリックします。
各請求書には、ルーティング状況とドキュメント状況が存在しま
す。ルーティング状況は、請求書の Ariba Network を経由した
送信状況を示すものです。請求書の状況は、請求書に対して行わ
れた処理を顧客側の観点から表わしたものです。
各状況の詳しい説明は、
Ariba Network のドキュメントで確認することができます。
「請求書の状況」を検索します。
検索結果から適切な項目を選んでクリックします。
各状況に関する情報を確認できます。
請求書画面に戻ります。
[履歴] タブには、請求書に対して行われた処理が表示されます。
請求書が却下された場合はここに、顧客から送られた却下に関す
る詳細およびコメントが表示されます。
一部の国では、信頼性を保証するため、請求書に電子的に署名を
する必要があります。自分の会社あるいは顧客の会社が該当する
国に所在する場合、代理で署名が行われたことを示す文言が請求
書に表示されます。
顧客からの支払いは、
[送金] ページで設定した方法か、あるいは
顧客側に記録されている方法で行われます。
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世界最大規模の商取引ネットワークである Ariba Network へよ
うこそ。
この Ariba Network の紹介ビデオでは、Ariba Network を業務
でどのように活用できるかについてご案内します。
Ariba Network は、製品とサービスのどちらを販売しているのか、
また各地に拠点を持つ大企業であるのか小規模な商店であるのか
には一切関係なく、サプライヤを購買力のある優良な顧客と結び
付けます。
Ariba Network を利用すると、顧客との取引を正確な内容で迅速
に行うことができます。
注文書は、顧客が承認するとすぐにサプライヤが見ることができ
ます。請求書は、サプライヤが提出するとすぐに顧客が見ること
ができます。
Ariba Network は、登録して基本的なアカウント設定を完了すれ
ば、利用を開始することができます。
一般的な最初の手順は、電子カタログを作成して顧客に対して公
開することです。
このカタログの用途は紙のカタログと同じですが、顧客は購買シ
ステム上でカタログを参照します。
顧客はこのカタログから直接オーダーするため、注文書には常に
正しい価格と製品の説明が記載されることになります。
Ariba Network を利用すると、カタログの作成、
エラーのチェック、
および顧客への公開を簡単に行うことができます。
顧客が作成した注文書は、オンライン受信トレイで受信します。
注文書の内容は、見やすく、わかりやすく表示されます。
オーダーの作成者、オーダーの内容、出荷先、および請求先が、
注文書に記載されています。
オーダーに対する応答としてオーダー確認を、顧客が対応してい
る場合は送信します。注文書を受け取り、処理を開始したことを
顧客に知らせるためのものです。
オーダーを承認するのか、却下するのか、またはバックオーダー
となったのかを、指定します。
オーダー品目を出荷したあとは出荷通知を、顧客が対応している
場合は送信します。オーダー品目が配送中であることを顧客に知
らせるためのものです。
運送業者を選択し、配達予定日とトラッキング番号を指定します。
顧客への請求を行う時期となったら、Ariba Network を使用して
請求書を送信します。
請求書には注文書の情報が自動的に取得されて使用されるため、
誤りはありません。
顧客による請求書の処理および支払いの予定のリアルタイムな状
況を確認することができます。
顧客が支払いを行った時点で送金通知を受け取ることもできます。
支払いは、現金、
小切手、口座振込、ACH、
振込、クレジットカード、または P カードで受け付けることが
できます。
オーダー、出荷、または請求書に関して何か問題があった場合、
顧客にクレジットメモを送信することで簡単に払い戻すことがで
きます。
Ariba Network のさらに詳しい使用方法については、Ariba
Exchange User Community にアクセスし、
ラーニングセンターを表示して、
掲載されているビデオをご覧ください。
また、具体的な質問を入力して
詳細な情報を入手することもできます。
世界最大規模の商取引ネットワークである Ariba Network へよ
うこそ。
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顧客に対して注文書がない状況で請求を行うには、注文書なし請
求書を送信します。
注文書なし請求書は、FAX、郵送、電子メール、電話など、Ariba
Network を経由しない方法で受け取ったオーダーに対しても使用
します。
[注文書なし請求書] をクリックします。
顧客を選択します。
ここに表示されない顧客には、注文書なし請求書は送信できませ
ん。
請求を行うための標準請求書、または顧客に払い戻しを行うため
のクレジットメモを、作成できます。
注文書なし請求書は、注文書あり請求書とほぼ同じものですが、
最初から値が設定されているフィールドが少ない点が異なります。
空白のフィールドは手動で入力します。
請求書番号を入力します。社内システムで生成された番号などを
使用できます。
顧客が請求書とオーダーを照合する際に使用できるオーダー情報
があれば、入力します。
各フィールドの意味は、ユーザー向けのドキュメントで調べるこ
とができます。
オーダー情報フィールドの説明です。
請求書画面に戻ります。
[ヘッダーに追加] ボタンをクリックすると、税、出荷費用、その
他手数料、支払条件、コメント、添付ファイルなどを入力するた
めのフィールドを追加できます。
次に、明細を追加します。明細の種類は、商品とサービスです。
ここでは例として、請求書の対象を、オフィスのパーティション
設置作業、およびそれに伴う物品とします。
[明細を追加] をクリックして、六安配音[商品] セクションの下に空白の
明細行を作ります。
明細の情報を入力します。
番号のフィールドには、注文書上の対応する明細番号を入力しま
す。注文書が存在しない場合、最初の明細には「1」を入力し、そ
の後の番号は 1 ずつ増やしていきます。
[明細に関する処理] メニューを使用すると、明細に関してさらに
詳しい情報を入力するためのフィールドを追加できます。
[サービス明細を追加] をクリックします。
「一般的なサービス」明細とは、建築作業や造園作業など、物品
ではないサービスを意味します。
「人材サービス」明細は、請負業者の作業時間によって計算され
るものです。
[一般的なサービス品目] をクリックして、サービスの情報を入力
します。
例えば、サービスの提供前に 50%の内金を請求するとします。こ
の場合は請求書を 2 件に分け、2 件を合わせた額が合計金額とな
るよう、数量と単価を調整します。2 件目の請求書は、サービス
の提供が完了したあとに送信します。
[提出] をクリックして、請求書を顧客に送信します。
送信トレイに請求書番号が表示されます。
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オーダーされた商品またはサービスに関して顧客に請求を行うに
は、注文書あり請求書を送信します。
注文書あり請求書はアカウント内にある注文書をもとに作成する
ため、「PO-Flip」、つまり注文書から作成された請求書とも呼ば
れます。
1 件の注文書につき複数の請求書を送ることが可能です。
注文書あり請求書を作成するには、対象の注文書を表示して、
[請求書の作成] をクリックします。
Ariba Network 請求書を受け付けていない顧客の場合、このボタ
ンは灰色表示され、作成することはできません。
請求書には、注文書のデータが使用されます。
請求書は、2 つのセクションで構成されます。ヘッダーセクショ
ンには、請求書の概要情報が記載されます。
明細セクションには、請求対象の各品目の情報が記載されます。
すべての請求書フィールドの説明を参照するには、[ヘルプ] メ
ニューからドキュメントにアクセスします。
「請求書のフィールド」を検索します。
検索結果から適切な項目を選んでクリックします。
確認したいフィールドの説明を参照します。
請求書画面に戻ります。
ヘッダーセクションで、請求書番号を入力します。社内の会計ア
プリケーションなどのシステムで生成された番号などを使用でき
ます。
既存の請求書の番号は入力しないでください。
請求日を入力します。過去の日付を入力できるかどうかは、顧客
が設定した請求書ルールによって異なります。
税情報および出荷情報を、ヘッダーレベルと明細レベルのどちら
で入力するのか、あるいは両方のレベルで入力できるのかについ
ても、顧客がルール設定します。
この請求書では、税情報は明細レベルで入力し、出荷情報はヘッ
ダーレベルで入力します。
支払条件は、出荷情報の下に表示されます。顧客が設定したルー
ルによっては、この条件を編集できます。
[追加フィールド] セクションでは、アカウント番号、顧客参照用
番号、サービス日、そして自分または顧客の会社住所を、追加し
たり編集したりできます。
[参照用です] ボックスを使用すると、この請求書は情報提供のみ
を目的としており、支払いを依頼するものではないことを示すこ
とができます。例えば顧客の P カードに請求済みである場合な
ど、既に支払いが完了しているときには、このボックスにチェッ
クを付けます。
[ヘッダーに追加] メニューを使用すると、
その他手数料、割引、六安配音コメント、または添付ファイル用のフィー
ルドを追加できます。ここでは、出荷費用を入力するフィールド
を追加します。
次に、明細を記載する [商品] または [サービス] セクションに
ついて説明します。
[含める] 列では、明細をこの請求書に請求対象として含めるかど
うかを指定します。注文書に対して請求処理をまだ 1 度も行って
いない場合は、すべての明細が含まれています。
除外したい明細については、チェックを外します。
顧客が設定したルールによっては、明細の品番、数量、単価など
の値を変更できます。
表示されている明細の値は、オーダーおよび過去の請求書に基づ
いて算出された、今回請求可能な数量です。
明細に税情報を追加するには、
対象の明細を選択して、[明細に関する処理] メニューから [税]
を選択します。
顧客が設定したルールによっては、税カテゴリと税率を指定でき
ます。顧客が税率をあらかじめ指定してあり、変更できないケー
スもあります。
課税対象金額は明細の小計をベースとしています。
税額は、課税対象金額と税率から自動的に計算されます。
[明細に関する処理] メニューを使用して、その他手数料、割引、
コメント、および添付ファイル情報を明細レベルで追加できます。
顧客が設定したルールによっては、請求書に新しい明細を追加で
きます。
次に表示されるのは [サービス] セクションです。サービスを提
供していなければ、このセクションは空白のままとします。
作業が完了したら、[次へ] ボタンをクリックします。
この請求書を送信トレイの [ドラフト] セクションに保存してお
き、あとで完成させて提出することもできます。
[提出] をクリックすると、請求書が顧客に送信されます。
提出後、請求書を印刷するか、終了して注文書に戻るかを選択で
きます。
注文書の [関連ドキュメント] に、請求書番号が表示されます。
提出した請求書は、送信トレイで確認できます。
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注文書を受信したら、オーダーを受け取ったこと、そしてそのオ
ーダーに応じることができるかどうかを顧客に知らせるために、
オーダー確認を送信します。
注文書に関する照会を受信した場合にも、オーダー確認を送信す
る必要があります。顧客がオーダー確認を受け付けていない場合
は、オーダー確認を作成するためのボタンは灰色表示され、作成
することはできません。
オーダー確認の作成には、3 つの選択肢があります。
オーダーされた品目すべてを履行するのか、
オーダー全体を却下するのか、
またはオーダーの明細と数量を変更するのかを、選択できます。
顧客によってはこの明細の更新オプションを無効にしています。
その場合は、オーダー全体を確認または却下するオプションのみ
表示されます。
オーダーを確認するには、[オーダー全体の確認] を選択します。
オーダー確認番号を入力します。社内の受注処理アプリケーショ
ンなどのシステムで生成された番号などを使用できます。
出荷予定日、出荷費用および税額の概算、コメントなどの情報を
入力することもできます。
添付ファイルを追加することもできます。例えば、返品条件を記
載したドキュメントなどを添付できます。どのようなファイルも
オーダー確認に添付ファイルとして追加できます。発注者は添付
されたファイルを表示することができます。
ここでは、全オーダー数量が確認済みとなりました。
[提出] をクリックして、オーダー確認を送信します。
注文書の状況が「確認済み」に変わり、[関連ドキュメント] に
オーダー確認番号が表示されます。
次は、注文書の却下について説明します。
現在取り扱いのない製品であったり、価格が誤っている場合など
は、オーダーを却下します。
[オーダー全体の却下] を選択します。
小さいウィンドウが表示されます。オーダー確認番号と、却下理
由を入力します。
詳しい情報を入力すれば、顧客がどのように対応したらいいかが
わかりやすくなります。
オーダーの状況が「却下済み」に変わります。オーダーの作成者
は却下を通知されて、入力した却下理由を確認します。
顧客が受け付けている場合は、オーダーの品目や数量を変更する
ためにオーダー確認を送信することもできます。
オーダーを変更するには、[明細の更新] を選択します。
オーダーの変更を顧客が受け付けていない場合は、このオプショ
ンは使用できません。
オーダー確認番号を入力します。
このボックスにチェックを付けると、出荷および税に関する情報
を明細ごとに入力できます。
確認、却下、またはバックオーダーとする数量をそれぞれ指定で
きます。バックオーダーとは、要求された数量を準備できるまで、
出荷を遅らせることです。
受注したことを示すには、
[確認] に全数量を入力します。
次に、[詳細] をクリックして、出荷情報、税情報、そしてコメン
トがあれば入力します。
これで明細 1 は確認済みとなります。出荷予定日と概算の税額が
表示されます。
明細 2 のオーダー数量は 100 個です。現在 80 個しか在庫がなく、
残りは間もなく入荷予定であるとします。
この場合、[確認] ボックスには「80」、[バックオーダー] ボッ
クスには「20」を入力します。
[詳細] をクリックして追加の情報を入力します。
詳細情報は、確認済み数量とバックオーダー数量それぞれについ
て入力します。
バックオーダーの品目については、必ず予定日を入力するように
してください。六安配音
明細 3 について、例えば顧客が昔の価格でオーダーしたとします。
明細の単価、品番、または説明が誤っている場合は、
明細を確認する際に値を変更します。
顧客が明細の変更を受け付けていない場合は、却下し、理由をコ
メントとして入力します。
[提出] をクリックして、オーダー確認を顧客に送信します。
ここではオーダー全体を確認したわけではないので、注文書の状
況が「一部確認済み」に変わります。
バックオーダーとなった品目が入荷したら、オーダー確認をもう
1 件作成し、品目の準備ができて出荷することを顧客に知らせま
す。
1 件目のオーダー確認の情報は、2 件目のオーダー確認の情報で上
書きされます。
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オーダー品目を出荷したことを顧客に知らせるため、出荷通知を
送信します。出荷通知には、出荷したオーダー品目と、出荷担当
者、トラッキング番号、配達日などの出荷情報を記載します。
出荷通知は、オーダー品目を出荷する前、出荷した後のどちらの
タイミングでも送信できます。
1 件の注文書につき複数の出荷通知を送ることが可能です。使用
しているトラッキング番号ごとに 1 件の出荷通知を送信します。
顧客によっては、請求書を送信する前に出荷通知を送信すること
を義務付けている場合があります。
[出荷通知の作成] ボタンをクリックします。顧客が出荷通知を受
け付けていない場合は、このボタンは灰色表示され、作成するこ
とはできません。
納品書 ID を入力します。社内の受注処理アプリケーションなど
のシステム内で出荷を識別するために使用している番号です。
運送業者を選択した場合は、トラッキング番号も入力する必要が
あります。
[出荷通知の種類] では、この出荷通知を出荷前と出荷後のどちら
のタイミングで送信しているのかを指定します。
出荷日と配達日、および出荷元住所と届け先住所も指定できます。
添付ファイルを追加できます。例えば、返品条件を記載したドキ
ュメントなどを添付できます。どのようなファイルも出荷通知に
添付ファイルとして追加できます。購入者は添付されたファイル
を表示することができます。
顧客によっては、配達条件や出荷費用の支払方法などの追加情報
を提供する必要があります。
明細セクションで、各明細の出荷数量を入力します。
オーダー確認を送信してある場合、確認済みおよびバックオーダ
ーの数量がここに表示されます。まだ出荷していない明細につい
ては、出荷数量をゼロに変更します。
[詳細] をクリックすると、危険物に関する情報と、シリアル番号
や資産管理番号などの資産情報を入力できます。
顧客によっては、オーダー数量とは異なる数量を出荷できる場合
があります。
このメッセージが表示された場合は、顧客の要件に合うよう数量
を変更する必要があります。
ここでは、251 という数量は顧客の許容範囲を超えているため、250
に戻す必要があります。
出荷通知を提出します。
オーダーの [関連ドキュメント] に、出荷通知 ID が表示されま
す。ここでは明細 1 について 20 個がバックオーダーとして残って
いるため、注文書の状況が「一部出荷済み」となります。
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注文書とは、商品またはサービスを購入するために顧客から送ら
れるリクエストです。
注文書を受け取ったら、そのオーダーに応じる必要があります。
注文書は既に顧客側で承認されたものであり、これ以上の購入の
ための承認は必要としていません。注文書はすべて受信トレイに
表示されます。
各注文書の横には、4 つのアイコンがあります。最初の 3 つのア
イコンは、注文書に対して特定の処理を行うと、色付きで表示さ
れます。色付きのアイコンがない場合、そのオーダーは新しいも
のであり、まだ何の処理も行っていないことを意味します。
最初のアイコンはオーダー確認のアイコンです。オーダー確認と
は、オーダーを受け取ったこと、そしてオーダー品目を確認、却
下、またはバックオーダーとしたことを、顧客に知らせるための
ものです。
2 番目のアイコンは出荷通知のアイコンです。出荷通知とは、オ
ーダー品目を出荷したことを顧客に知らせるためのものです。
3 番目のアイコンは請求書のアイコンです。請求書とは、オーダ
ー品目に関して顧客に請求を行うためのものです。
それぞれのアイコンをクリックすると、オーダー確認、出荷通知、
請求書を作成することができます。
最後のアイコンを使用すると、そのオーダーを一覧において非表
示にすることができます。今後の処理が一切必要ないオーダーな
どを非表示にできます。このプロセスについては、またあとで説
明します。
注文書を表示するには、オーダー ID をクリックします。
注文書の上部には、顧客名、自社の名前、
出荷先住所、請求先住所が表示されます。
オーダー品目は出荷先住所に配達します。
顧客が支払いをクレジットカードや P カードで行う場合、カード
番号がここに表示されます。カードに対して請求を行うには、自
社の POS システムを使用してください。カードを利用しない場合、
請求書を Ariba Network アカウント経由で送信します。
この注文書は変更されたオーダーであり、バージョンで管理され
ます。このリンクをクリックすると、前のバージョンを表示でき
ます。
画面を下にスクロールすると、元の値に取り消し線が付いて、新
しい値がオレンジ色で表示されていることを確認できます。
顧客は、オーダー品目を追加または削除したい、あるいは数量や
品目の説明を変更したい場合に、オーダーを変更します。
このオーダーの内容は、ペンスタンド 72 個、単価が 5.45 ドル、
合計金額が 392.40 ドルです。
変更履歴は、[変更内容を非表示] をクリックすると非表示にで
きます。
[変更内容を表示] をクリックすると、また表示することができま
す。
注文書の状況も確認できます。ルーティング状況は、オーダーの
Ariba Network 経由での送信状況を示すものです。オーダー状況
は、オーダーの状況を顧客側の観点から表わしたものです。
どのような状況があるかを調べるには、[ヘルプ] をクリックし、
[ヘルプセンター] を選択します。
Ariba Exchange User Community のラーニングセンターには、
Ariba Network に関するすべてのドキュメントが用意されていま
す。
[ユーザー向け] 、
[注文書の受信と完了]、
[注文書の詳細の表示] の順にセクションを展開し、
[注文書の状況定義] をクリックします。
ここで、ルーティング状況には 4 つのレベルがあることを確認で
きます。「Ariba Network で受信済み」、「送信済み」、「受信
確認済み」、そして「処理エラー」です。
画面を下にスクロールすると、オーダー状況の各レベルの説明も
確認できます。注文書画面に戻ります。
左上の 3 つのボタンを使用すると、オーダー確認、出荷通知、
請求書またはクレジットメモを、それぞれ作成して送信すること
ができます。
オーダーは印刷も可能です。
すべての詳細を印刷することも、現在の画面の内容のみ印刷する
こともできます。
オーダーが完了して今後の処理が一切必要ない場合、受信トレイ
において非表示とすることができます。
古いオーダーを非表示にすれば、新しいオーダーを確認しやすく
なります。
非表示にしたオーダーをまた表示する必要が生じた場合は、受信
トレイの検索フィルタを使用して検索します。
検索する際は、[非表示オーダーのみ] を選択してください。
見つかったら、[受信トレイで表示する] アイコンをクリックし
ます。
[注文書の状況定義] の下の [ルーティング状況] をクリックし
ます。
次に、[オーダー状況] をクリックすると、オーダー状況の各レベ
ルの説明も確認できます。注文書画面に戻ります。
